¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

A lo largo de la historia el hombre a partir de sus experiencias y capacidad de razonamiento, ha desarrollado soluciones para facilitar la resolución de diferentes problemáticas en su día a día. Encontrando la necesidad de automatizar actividades para lograr superar sus limitaciones como ser humano. La necesidad de mejorar y agilizar los procesos; automatizar las labores complejas y peligrosas para las personas; realizar tareas por jornadas más extensas de lo normal; son temas que se encuentran en todos los campos de trabajo, no siendo el software una excepción aparece el concepto de RPA.

¿Qué es RPA?

RPA son las siglas en inglés para (Robotic Process Automation), es el uso de robots para la ejecución de procesos de software, no debe confundirse la palabra robot con sistemas hardware como brazos mecánicos o humanoides programados, los sistemas RPA son simplemente programas que controlan otros programas, tampoco vienen a desplazar a los seres humanos sino a optimizar procesos permitiendo que los equipos de trabajo se enfoquen en labores más productivas y deleguen a los robots las labores repetitivas, peligrosas y de manejo de información sensible.

Importancia de RPA

Según la compañía Gartner Inc. RPA es el segmento de más rápido crecimiento en el mercado mundial de software. Aquí vemos algunos casos de uso, actividades que generalmente se automatizan:

• Extraer datos estructurados de documentos.
• Generar análisis de la información.
• Rellenar formularios.
• Mover archivos y carpetas.
• Copiar, pegar y mover datos.
• Procesar datos de internet.
• Abrir, leer y enviar correos electrónicos y archivos adjuntos.
• Hacer cálculos.
• Leer y escribir en bases de datos.
• Ingresar en aplicaciones web y empresariales.

Dentro de los casos de uso también encontramos procesos candidatos a automatizar tales como:

• Procesos basados en reglas.
• Procesos repetitivos.
• Procesos de altos costos.
• Volúmenes de transacción de medio a alto.
• Procesamiento de datos con estructura y formato(PDF,CSV,XML,JSON, bases de datos, sitios web).
• Procesos con manejo de excepciones limitadas.

El papel de RPA en los procesos

A grandes rasgos, la forma de llevar un proceso el día de hoy es:

• Una persona controlando el proceso con el apoyo de una o varias tecnologías, como por ejemplo Excel o una aplicación web, es decir: Personas → Procesos → Tecnologías
  
• Con RPA este modelo cambia ya que a futuro tendremos tecnologías siguiendo procesos y soportadas por personas, es decir, las tecnologías se apropian de los procesos y las personas se encargan de supervisar que los resultados sean los esperados: Tecnologías → Procesos → Personas.

Justificación para automatizar procesos

La automatización de un proceso puede generar beneficios tangibles, que se miden generalmente en términos monetarios e intangibles, los cuales tienen un impacto importante en el negocio. Algunos ejemplos son: ejecución por periodos prolongados de tiempo, menos costoso que un empleado fulltime, administración remota, reutilización de componentes, reducción del contacto humano con información sensible, sin pérdida de información ya que se elimina errores manuales, mayor velocidad de procesamiento (aunque depende del sistema) y centrar a los empleados en actividades de mayor valor.

Roles en RPA

Existe un conjunto de roles necesarios para la implementación inicial de un proyecto de automatización:

• Gerente: Se encarga de la organización del equipo de trabajo, es quien debe proyectar cómo se llevará a cabo la estrategia RPA.
• Arquitecto: Realiza el estudio y la selección adecuada de las herramientas de acuerdo con las políticas corporativas del cliente.
• Programador: Se encarga del diseño, desarrollo y pruebas del sistema RPA.
• Analista de negocios: Realiza la documentación y los mapas de procesos que se van a emplear para la automatización. Es el puente entre el proveedor de la solución y las partes interesadas.

Roadmap de un proyecto RPA

• Preparar: Se debe realizar un inventario de procesos y evaluación de oportunidades para encontrar posibles candidatos a automatizar.
• Diseñar: Luego de tener un candidato a automatizar, revisamos la documentación para obtener los requerimientos.
• Construir: Con los requerimientos definidos, entregamos la información al equipo de desarrollo para que comience la construcción del robot que cumpla con el objetivo.
• Probar: Poner a funcionar el robot en un entorno de pruebas de forma que no genere ningún impacto en el proceso real. Una vez revisado cada detalle y corregido posibles fallos, se realiza el proceso de aprobación y posterior implementación del sistema.

Conclusión

Hablar de automatización genera controversia, porque se tiende a pensar que se arriesga puestos de trabajo, pero RPA no viene a desplazar personas, sus objetivos van mucho mas lejos, permite a las organizaciones aprovechar al máximo el talento en los equipos de trabajo, con lo cual pueden dedicarse a actividades que requieren mayores capacidades cognitivas, lo que contribuye a su crecimiento profesional y redunda en organizaciones mas innovadoras y productivas, motivo suficiente para delegar a los robots aquellas labores repetitivas, peligrosas y que requieren poco razonamiento lógico.